Departemen Kesekretariatan Himabisi KIP-K Unsoed periode 2025/2026 telah menyelesaikan rangkaian tujuh program kerja secara terencana dan konsisten. Sebagai pusat pengelolaan administrasi organisasi, departemen ini berperan memastikan setiap aktivitas kepengurusan terdokumentasi, terkoordinasi, dan tersimpan dengan baik. Seluruh program yang dijalankan tidak hanya berfokus pada aspek administratif, tetapi juga mendukung keberlangsungan organisasi secara internal maupun pengelolaan sekretariat sebagai ruang kerja bersama pengurus.
Pengelolaan Surat Menyurat dan Sertifikat menjadi salah satu fondasi utama departemen ini. Sepanjang periode kepengurusan, kebutuhan surat keluar organisasi telah dipenuhi sesuai keperluan, sementara surat masuk dan keluar diklasifikasikan serta disimpan secara sistematis di Google Drive. Pada saat yang sama, sistem penomoran sertifikat juga disusun guna mendukung kebutuhan sertifikat internal maupun kegiatan organisasi. Pengelolaan ini memberikan kemudahan akses dokumen bagi pengurus dan menjaga ketertiban arsip organisasi secara digital.
Transparansi dan keteraturan aktivitas internal juga diperkuat melalui Laporan Pembukuan bulanan. Setiap bulan, Departemen Kesekretariatan mengumpulkan dan membukukan rekap kegiatan yang telah dilaksanakan oleh masing-masing departemen, kemudian menyebarluaskannya kepada seluruh pengurus sebagai sumber informasi dan bukti administrasi pelaksanaan program kerja. Kehadiran laporan ini membantu pengurus memahami perkembangan organisasi secara berkala, sekaligus menjadi arsip resmi yang dapat ditinjau kembali ketika diperlukan. Selain itu, departemen ini juga melakukan pendataan identitas pengurus melalui program Biodata Pengurus. Seluruh data identitas pengurus periode 2025/2026 telah dihimpun dan diabadikan dalam bentuk buku tahunan kepengurusan. Buku ini tidak hanya menjadi dokumentasi formal organisasi, tetapi juga menjadi jejak historis yang merepresentasikan komposisi dan perjalanan kepengurusan dalam satu periode.
Kondisi sekretariat sebagai ruang kerja bersama turut menjadi perhatian melalui program Piket dan Kerja Bakti Sekretariat. Piket rutin dilaksanakan satu minggu sekali sejak pertengahan Agustus 2025, dimulai oleh Departemen Kesekretariatan dan kemudian dijalankan secara bergilir oleh departemen lainnya sesuai jadwal yang telah disusun, hingga penanggung jawab terakhir oleh Departemen Sosial Masyarakat pada minggu kedua November 2025. Selain itu, dua agenda besar kerja bakti sekretariat juga terlaksana, yaitu pada 25 Mei dan 21 Desember 2025. Melalui kegiatan ini, sekretariat dibersihkan, diperindah, serta dilakukan seleksi terhadap barang layak pakai dan tidak layak pakai. Program ini berhasil menciptakan suasana sekretariat yang lebih nyaman, tertata, dan mendukung keakraban antar pengurus melalui kerja kolaboratif.
Dokumentasi kegiatan Piket dan Kerja Bakti Sekretariat 2025
Tata kelola sekretariat juga diperkuat lewat Inventarisasi, yang meliputi pendataan, pembuatan label nama dan nomor barang inventaris, serta pengadaan kebutuhan sekretariat selama periode kepengurusan. Setiap barang kini memiliki identitas inventaris yang jelas, sehingga pengelolaan aset organisasi di sekretariat menjadi lebih teratur dan mudah ditelusuri.
Penyebaran informasi kegiatan internal secara terarah diwujudkan melalui pembuatan kalender kegiatan yang mengusung judul Visatyathira’s (nama bulan) Plans. Kalender ini telah dipublikasikan dalam bentuk digital ke grup WhatsApp pengurus, pimpinan, Dewan Pertimbangan Organisasi (DPO), serta Instagram internal pengurus. Sementara itu, kalender fisik dipasang di sekretariat sebagai pengingat aktivitas organisasi bagi seluruh pengurus yang berkunjung. Inisiatif ini menjadi sarana koordinasi waktu yang efektif sekaligus memperkuat kesadaran internal pengurus terhadap agenda organisasi.
Terakhir, Forum Kepengurusan juga berjalan sebagai bagian penting dari pengelolaan administrasi internal. Musyawarah Kerja (Musker) dilaksanakan pada 15–16 Maret 2025 sebagai ruang perancangan dan penyusunan program kerja tiap departemen. Setelah itu, rapat pengurus terlaksana sebanyak empat kali, yaitu pada 24 Mei, 26 Juli, 21 September, dan 16 November 2025, dengan fokus pemantauan kinerja departemen serta diskusi evaluatif internal pengurus. Setiap forum dilengkapi dengan notula dan data presensi yang disimpan secara rapi, sehingga seluruh proses pengambilan keputusan dan kehadiran pengurus terdokumentasi dengan baik.
Dokumentasi Forum Kepengurusan 2025
Melalui tujuh program kerja tersebut, Departemen Kesekretariatan membuktikan komitmennya dalam menjaga ketertiban administrasi organisasi sekaligus pengelolaan sekretariat sebagai ruang kerja bersama. Peran ini menjadi elemen pendukung yang penting bagi stabilitas dan koordinasi internal Himabisi KIP-K Unsoed 2025/2026, menunjukkan bahwa administrasi yang tertata adalah salah satu pilar utama organisasi yang berjalan secara berkelanjutan dan profesional.